Učinkovito delo z elektronsko pošto

Elektronska sporočila so od svojega pojava leta 1971 postala eden najpogostejših načinov komunikacije. Skupaj vsak dan pošljemo 112,5 milijard poslovnih emailov. Po neki statistiki v povprečju vsak uporabnik prejme 88 sporočil, pošlje pa jih 34. Ni čudno, da je ena najpogostejših pritožb v moderni pisarni vezana na količino čakajočih neprebranih sporočil. 

Del problema izhaja iz tega, da smo glede dela z emaili prepuščeni sami sebi. Seveda, tudi izven delovnega okolja smo imeli opravka z elektronsko pošto, vendar nas nič ni pripravilo na obseg in način dela, ki ga email zahteva v poslovnem svetu.

Profesionalno usposabljanje na področju dela z elektronsko pošto v veliki večini
sestavljata 2 koraka: "Tukaj sta tvoj email naslov in geslo za dostop." in "Veselo na delo!".

Posledično nastopi situacija, ko prav vsak izmed nas razvije svoj lasten sistem za spopadanje in obdelavo elektronske pošte. Seveda jo imamo nenehno odprto v ozadju – da lahko čim hitreje dostopamo do nje in preverimo, če nas čaka kakšno novo sporočilo. A ni vedno ta pot najboljša.

S poplavo sporočil se spopadamo na različne načine, znaki preobremenjenosti poštnega predala pa so univerzalni. Sporočila se berejo površno, izgubljajo se podrobnosti nalog, nanje pozabimo, v najboljšem primeru pa se spregleda kakšna trivialna informacija.

 
Za učinkovito delo z elektronsko pošto je potrebno določiti nekaj pravil, tako na osebnem nivoju, kot tudi na ravni celotne organizacije.

Najprej si postavite pravilo, kolikokrat na dan naj pogledate v mapo prejete pošte. Tiste navade v smislu "samo na hitro pogledam, če je slučajno kaj nujnega" se probajte izogibati. Že tovrstna kratka motnja je dovolj, da izgubite fokus pri nalogi, ki ste jo sicer opravljali. Raziskave kažejo, da ljudje potrebujemo v povprečju 23 minut, da se ponovno osredotočimo na prvotno nalogo. Kolikokrat na dan je primerno za vas, je odvisno od vašega delovnega mesta, dostikrat je dovolj v maile pogledati le enkrat ali dvakrat dnevno. Obstajajo pa delovna mesta, kjer je to opravilo nujno opraviti vsaj enkrat na uro ali celo pogosteje. To pravilo je torej potrebno prilagoditi glede na konkretno situacijo in delovne naloge. Kakorkoli, pravilo naj bo, da pošto pogledate čim manjkrat, vmes pa se osredotočite na naloge z visoko dodano vrednostjo. 

 

Drugo še pomembnejše pravilo je, da znamo prejeto pošto učinkovito obdelati.  Neučinkovito je, da sporočilo preberemo, se seznanimo s tem kaj od nas zahteva, odločimo se, da bomo odgovorili kasneje, ga označimo kot neprebrano in odpremo naslednje sporočilo. Vse, kar smo s tem dosegli je, da bomo čez nekaj časa to sporočilo ponovno odprli, ga ponovno prebrali in ponovno začeli razmišljati, kaj z njim narediti. Po vsej verjetnosti pa smo se nanj spomnili tudi v vmesnem času.

Zato se moramo že ob prvem stiku s sporočilom odločiti, kaj bomo z njim naredili. Dobra praksa je, da sporočil ne puščate v mapi “Prejeto”, ampak jih po obdelavi premaknete v drugo mapo (npr. “Arhiv” ali “Končano”).
 

Naslednje pravilo je, da sporočil ne organizirajte v mape.

Če sporočila razporejate po mapah, potem čas izgubljate trikrat:

• pri iskanju: študije po pokazale, da sporočilo najhitreje najdemo z iskalnikom, ne z brskanjem po mapah;
• pri odločanju: za vsako sporočilo morate sprejeti odločitev, kam ga boste uvrstili;
• pri razporejanju: fizično razporejanje (drag&drop) sporočil v ustrezne mape je odvečno opravilo.

Tudi avtomatični filtri oz. pravila za razporejanje prejetih sporočil zadeve ne rešujejo – nasprotno, saj to pomeni, da imate naenkrat prejeto pošto razdrobljeno na več mest. 

 
In še zadnji nasvet: definirajte proces obdelave sporočil.

Odprite odjemalec za elektronsko pošto. Odprite najstarejše sporočilo v mapi "Prejeto". Odločite se, kaj boste z njim naredili.

Za vsako sporočilo se, takoj ko ga odprete, vprašajte, če od vas zahteva kakšen odziv. Če ne, potem sporočilo arhivirajte ali izbrišite. Če vsebuje informacije, ki jih boste morda potrebovali kdaj v prihodnosti, pa sporočilo shranite med koristno vsebino (referenca).

V primeru, da sporočilo zahteva neko aktivnost v točno določenem terminu (npr. sestanek), jo vpišite v koledar.


Če sporočilo zahteva vaš neposreden odziv, potem si zastavite vprašanje: "Ali lahko nalogo opravim v 2 minutah?" Če je odgovor pritrdilen, potem to naredite takoj. Če ne, potem aktivnost zapišite na seznam nalog, sporočilo premaknite v arhiv in se lotite obdelave naslednjega sporočila.

Povzeto po: www.accbox.net