Brezpapirnato poslovanje?

Gore papirja so realnost poslovanja računovodskih servisov. Razlogov je več, med njimi tudi dejstvo, da danes večina dokumentov med podjetji še vedno potuje v papirnati obliki. Ne pomaga niti to, da računovodstva ponavadi hranijo dokumentacijo še za svoje stranke. 

 

Posledično se težave in slabe prakse, s katerimi se soočajo podjetja, prenašajo tudi na računovodske servise. Gre za:

• slabšo sledljivost dokumentov,
• zamudno iskanje dokumentacije,
• usklajevanje internih oznak,
• prelaganje odgovornosti,
• slabo varnost,
• dolge roke za izvedbo likvidacijskega postopka,
• obvezno prisotnost na delovnem mestu,
• ipd.

Večina računovodskih servisov in podjetji še vedno tradicionalno uporablja registratorje oz. fascikle. Nakup in arhiviranje fasciklov pa je nezanemarljiv strošek in kljub skrbnemu načrtovanju lahko zmanjka prostora na policah.

A ker je hranjenje dokumentacije v originalni obliki in prenos v elektronsko obliko v določeni meri tudi zakonsko opredeljen, okorel in neprilagojen majhnim podjetjem, se boj za spremembe zdi izgubljen.

Z brezpapirnim poslovanjem se izognemo kopičenju dokumentacije, pretiranem tiskanju in ponovnem skeniranju, zagotovimo pa tudi jasno sledljivost nad kreiranjem, vpogledi in popravki dokumentov.

Digitalizacija torej pomeni izboljšanje delovnih procesov, hkrati pa tudi spremljanje dokumenta skozi njegov celoten življenjski cikel, od nastanka in zajema, pa do potrjevanja in (dolgoročne) hrambe. 

Čas je da začnemo razmišljati o tem, da fascikle pospravimo enkrat za vselej.

Vir: accbox.si