Brezpapirnato poslovanje?

Gore papirja so realnost poslovanja računovodskih servisov. Razlogov je več, med njimi tudi dejstvo, da danes večina dokumentov med podjetji še vedno potuje v papirnati obliki. Ne pomaga niti to, da računovodstva ponavadi hranijo dokumentacijo še za svoje stranke. 

 

Posledično se težave in slabe prakse, s katerimi se soočajo podjetja, prenašajo tudi na računovodske servise. Gre za:

• slabšo sledljivost dokumentov,
• zamudno iskanje dokumentacije,
• usklajevanje internih oznak,
• prelaganje odgovornosti,
• slabo varnost,
• dolge roke za izvedbo likvidacijskega postopka,
• obvezno prisotnost na delovnem mestu,
• ipd.

Večina računovodskih servisov in podjetji še vedno tradicionalno uporablja registratorje oz. fascikle. Nakup in arhiviranje fasciklov pa je nezanemarljiv strošek in kljub skrbnemu načrtovanju lahko zmanjka prostora na policah.

A ker je hranjenje dokumentacije v originalni obliki in prenos v elektronsko obliko v določeni meri tudi zakonsko opredeljen, okorel in neprilagojen majhnim podjetjem, se boj za spremembe zdi izgubljen.

Z brezpapirnim poslovanjem se izognemo kopičenju dokumentacije, pretiranem tiskanju in ponovnem skeniranju, zagotovimo pa tudi jasno sledljivost nad kreiranjem, vpogledi in popravki dokumentov.

Digitalizacija torej pomeni izboljšanje delovnih procesov, hkrati pa tudi spremljanje dokumenta skozi njegov celoten življenjski cikel, od nastanka in zajema, pa do potrjevanja in (dolgoročne) hrambe. 

Čas je da začnemo razmišljati o tem, da fascikle pospravimo enkrat za vselej.

Vir: accbox.si

Programi za izdajanje računov

Popularni Microsoft Office orodji Word in Excell sta še vedno velikokrat prva in edina izbira podjetnika za izstavljanje računov. Mnogi pravijo, da sta darilo in prekletstvo podjetništvu. Nedvomno gre za eni najbolj razširjenih programskih oprem in prav njuna razširjenost je vir marsikaterih tegob, s katerimi se podjetniki srečujejo.

Word in Excel vsi poznamo in vsem sta nam domača – in ravno to je najpogostejši razlog, da sta tudi avtomatična odločitev za večino podjetnikov, ki želijo izdati račun, poslati dopis, voditi bazo svojih strank in beležiti dogovore z njimi.

A ker to omogočata, to še ne pomeni, da sta za ta namen tudi najprimernejši orodji. Pogosto velja prav nasprotno. Obe orodji bi namreč lahko povzeli z opisom “z njima je mogoče narediti vse, ampak nič odlično”.

V svoji navdušenosti nad tem “kaj vse se lahko z njima naredi”, pogosto ne opazimo, koliko časa nam za to delo porabita. Kar je nenazadnje logično, saj orodji nista optimizirani za vse naloge, ki jim jih naprtimo. Švicarski nož je super, a strinjamo se, da za podiranje dreves, operacije slepiča in popolno narezan pršut pač ni najboljše orodje. 

 

Največje pomanjkljivosti pri uporabi orodij Word in Excel za izdajo računov
 

Pošljete račun z napako

Kako izgleda proces izdaje računa v Wordu? Na računalniku poiščete zadnji račun, mu popravite nekaj detajlov, kliknete “Shrani kot…” in izberete kam bi ga želeli shraniti, nato pa ga pošljete stranki. Kaj pa se zgodi, če ste določen podatek pozabili popraviti? Datum, številko računa, dimenzijo izdelka, naziv stranke, morda celo ceno? Vsako napako se da popraviti, a to je čas, ki ga dobesedno vržete stran. Do tega namreč ne bi prišlo, če bi uporabljali primernejšo rešitev za izdajo računov.

Izguba dokumetov

Izguba dokumenta v primeru dela z Word in Excel datotekami ni vprašanje “če”, ampak “kdaj”. Vsi smo prepričani, da je naš sistem poimenovanja datotek in shranjevanja na skupni disk odporen za vse vrste napak. Dokler do njih ne pride in dokument se (z napako v imenu) izgubi v neznani mapi. Ali pa odpove kar celoten disk.

Več ljudi, kot je v stiku z dokumenti, hitreje bo do tega prišlo. Morda ste ga že poslali stranki, in ga lahko najdete med poslanimi sporočili v elektronski pošti? Mogoče, ampak na ta način boste težko kogarkoli prepričali, da imate “dokumentacijo pod kontrolo”.

Nezanesljiva poročila

Excel najpogosteje ni povezan z drugimi podpornimi sistemi in tako zahteva ročen vnos podatkov. Kadarkoli jih vpisujete ročno, je to priložnost, da pride do napak. In do njih bo sigurno prišlo.

V primeru, da do napake pride, je pomembno, da jo lahko hitro in učinkovito odpravite. To pomeni, da se popravi zgolj na enem mestu, sprememba pa je takoj vidna v vseh poročilih. To v primeru večih Excel datotek ni mogoče.
 

Izdaja računov vzame preveč časa

Proces izdaje računov ne bi smelo biti opravilo, ki vzame toliko časa, da ga morate posebej planirati in najti čas zanj. Če to dovolimo, se oblikuje še ostrejša ločnica med opravljanjem bistvenega poslanstva podjetja (reševanje težav strank) in vodenjem organizacije (administracija, kadrovanje, ipd.).

Uporaba namenske rešitve za izdajo računov

Na srečo obstajajo rešitve v izogib številnim pastem, ki jih prinaša “zloraba” neprimernih orodij. S strukturiranimi obrazci, kontrolami vrednosti, šifranti, ipd. zagotavljajo, da do napak pri izdaji računov ne prihaja.

Vir: www.accbox.net

Subvencije za zaposlitev mladih

Delodajalcem so na razpolago subvencije za zaposlitev mladih. Gre torej za zaposlitev brezposelnih, mlajših od 30 let, prijavljeni v evidenco brezposelnih, ki so uspešno zaključili usposabljanje v okviru inovativnih projektov za zaposlovanje po izboru ministrstva za delo. 

Za obdobje 2019-2021 je v okviru javnega povabila na voljo dobrih 1,415 milijona EUR. Financiran pa je s strani EU (80%) in RS (20%). Subvencije za zaposlitev mladih se bodo podeljevale v razmerju 47% osebam s stalnim prebivališčem v kohezijski regiji vzhodna Slovenija in 53% za tiste iz zahodne Slovenije.

S kandidati je potrebno skleniti delovno razmerje za najmanj 12 mesecev. Z namenom, da tudi ohranijo zaposlitev po izteku subvencije za zaposlitev mladih. Zaposlitev mora biti za polni delovni čas (40 ur/teden). V primeru zaposlitve invalida pa tudi za krajši delovni čas, ki ne sme biti krajši od 20 ur/teden.

Preden delodajalec odda ponudbo na javno povabilo za subvencije za zaposlitev mladih mora predložiti t.i. »Sporočilo o prostem delovnem mestu« (obrazec PDM-1).

Kakšni pogoje mora izpolnjevati delodajalec za koriščenje subvencije za zaposlitev mladih?

Delodajalec je lahko pravna ali fizična oseba, ki je že vsaj 12 mesecev vpisana v poslovni register. Imeti mora vsaj enega zaposlenega v zadnjih treh mesecih ali gre za samozaposlenega delodajalca. Od izbrane osebe morate tudi pridobiti potrdilo o udeležbi na usposabljanju, ki ni starejše od 60 dni. Delodajalci, ki želijo pridobiti subvencije za zaposlitev mladih ne smejo imeti ne-poravnanih obveznosti do FURS-a.

Poleg omenjenega mora delodajalec za pridobitev subvencije za zaposlitev mladih izpolnjevati tudi spodnje pogoje:

• imeti v RS odprt transakcijski račun
• je zaposlitev predvidel v okviru registrirane ali s predpisom oziroma z aktom o ustanoviti določene dejavnosti, za katero ima tudi vse z zakonom predpisane listine o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dejavnosti in možnost zaposlovanja v teh dejavnostih
• ni zmanjševal števila zaposlenih, razen iz dopustnih razlogov, oziroma je zaposlene osebe, ki jim je prenehalo delovno razmerje iz drugih razlogov, nadomestil z novimi zaposlitvami
• z brezposelno osebo, ki jo namerava zaposliti, v zadnjih 12 mesecih pred oddajo ponudbe ni imel sklenjene pogodbe o zaposlitvi
• ni z Zavodom za zaposlovanje RS povezana oseba
• zadnjih 12 mesecih pred oddajo ponudbe ni kršil pogodbenih obveznosti pri izvajanju programov aktivne politike zaposlovanja, ki se nanašajo na vsebino programa ali nenamensko porabo sredstev
• ni v stečajnem postopku, postopku prenehanja, postopku prisilne poravnave ali v postopku likvidacije
• ima poravnane vse zapadle davke in druge obvezne dajatve v Republiki Sloveniji vključno do zadnjega dne meseca pred datumom oddaje ponudbe
• je v zadnjih 6 mesecih pred mesecem oddaje ponudbe zaposlenim redno mesečno izplačeval plače in prispevke za obvezna socialna zavarovanja
• po pravilu »de minimis« v enotnem podjetju ne bo presegel skupaj 200.000,00 EUR prejetih javnih sredstev (oziroma 100.000,00 EUR za podjetja v komercialnem cestnem tovornem prevozu) v obdobju treh proračunskih let, ne glede na obliko ali namen pomoči
• sledi postopku izbire kandidata na prosto delovno mesto pred oddajo ponudbe na javno povabilo
• mu po Zakonu o preprečevanju dela in zaposlovanja na črno ni bila pravnomočno izrečena globa za prekršek iz pete alineje prvega odstavka 23. člena tega zakona
• sledil dodatnim pogojem za delodajalce z že oddano ponudbo in finančno zavarovanje za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti, za tiste ki so upravičeni do dodelitve subvencij za zaposlitev več oseb v višini 30.000,00 EUR ali več

Vir: www.data.si

Zakaj skleniti najemno pogodbo v notarski obliki?

Ko se sklepa najemna pogodba, najemodajalec v večini primerov ne pozna najemnika. Ali je najemnik resni in odgovorni plačnik, najemodajalec ob sklepanju pogodbe težko presodi. Lahko se zgodi, da je najemnik na začetku resni plačnik, vendar kasneje zaradi nepredvidenega finančnega problema, slednji ni več zmožen plačila najemnine. Zaradi takih zadev je vsekakor priporočljiva sklenitev najemne pogodbe v izvršljivem notarskem zapisu, saj se na takšen način najemodajalci zavarujejo ob morebitnem neplačilu najemnine. 

 

In zakaj je ta oblika boljša za najemodajalca?

Neposredno izvršljiv notarski zapis je pravni institut za zaščito pred dolžniki.

Najemna pogodba, ki je sklenjena v obliki neposredno izvršljivega notarskega zapisa, omogoča najemodajalcu, da uveljavlja obveznosti iz naslova najema neposredno v izvršilnem postopku. V kolikor najemna pogodba ni sklenjena v tej obliki, najemodajalca zagotovo čaka daljša pot. Ta bo namreč moral predhodno sprožiti postopek, v katerem bo moral šele dokazati svojo pravico iz najemnega razmerja. V tem sodnem postopku pa mora še seveda uspeti ter pridobiti izvršilni naslov.

Z izvršilnim notarskim zapisom najemodajalec prihrani na času (dolgotrajnost sodnih postopkov), stroških (sodni) pa tudi na stresu. Predvsem podjetnikom je najemnina, ki jo prejema od oddajanja poslovnih prostorov v najem, pomemben vir prihodkov. Z njimi podjetnik financira svoje obstoječe kratkoročne ali dolgoročne obveznosti. Zato je vsekakor priporočljivo, da podjetniki sklepajo najemno pogodbo v izvršljivem notarskem zapisu.

Torej, v kolikor najemna pogodba ni sklenjena v obliki neposredno izvršljivega notarskega zapisa, najemodajalec nikakor ne more na enostaven in hiter način rešiti situacije. Lahko se “zatakne” ne samo pri plačevanju najemnine (denarna obveznost), temveč tudi pri vrnitvi oddanih poslovnih prostorov/ stanovanja nazaj v svojo posest (nedenarna obveznost).

Kaj takšna najemna pogodba zagotavlja?

Z najemno pogodbo v obliki neposredne izvršljivosti se zagotovijo vse najemnikove obveznosti, ki izvirajo iz najemnega razmerja. Poleg obveznosti najemnine, spada tudi obveznost najemnika vrniti predmet najema ob prenehanju najemnega razmerja.

Najemna pogodba v obliki neposredno izvršljivega notarskega zapisa zagotavlja najemodajalcu, da lahko po tistem, ko odstopi od najemne pogodbe zaradi hujših kršitev najemnika, da začne izvršbo.

 

Vir: www.data.si

Nekaj statistike o mladih

Mladi prebivalci Republike Slovenije se bodisi izobražujejo ali pa delajo. Leta 2019 je bilo v Republiki Sloveniji 309.000 mladih prebivalcev starih od 15 do 29 let. 161.000 mladih prebivalcev je bilo v rednem delovnem razmerju.

Mladi – več kot polovica mladih se izobražuje

Mladi, stari od 18 do 24 leta, so večinoma vključen v izobraževanje.

Samo 4,2 % prebivalcev v tej starostni skupini v letu 2018 je bilo brez izobrazbe oz. so imeli dokončano osnovno šolo ter niso bili vključeni v izobraževanje. Na ravni EU je bilo takih prebivalcev v povprečju 10,6 %.

5 % prebivalcev v starostni skupini od 15 do 29. leta se v letu 2018 ni izobraževalo niti ni bilo delovno aktivnih. Na ravni EU je bilo v povprečju takih prebivalcev 7,8%. Najnižji delež prebivalcev, ki se ne izobražujejo, niti niso delovno aktivni so imeli na Portugalskem (4,3 %), najvišjega pa v Bolgariji (14,6 %).

V šolskem letu 2018/19 je bilo v mladi starostni skupini 15 do 29. let skoraj 2.000 učencev obiskovalo OŠ, 73.000 je bilo dijakov, več kot 67.000 pa je bilo študentov. Približno 17.000 mladih je bilo vključenih v izobraževanje za odrasle.

V formalno izobraževanje je tako vključenih več kot polovica vseh prebivalcev Slovenije, starih od 15 do 29 let.

Mladi v Sloveniji – 161.000 mladih je delovno aktivnih

V Republiki Sloveniji je bilo v letu 2018 161.000 delovno aktivnih mladih v starostni skupini od 15 do 29 leta. 104.000 jih je delalo v podjetjih, 31.000 jih je delalo preko študentskega servisa.

Med mladimi zaposlenimi jih je imelo 46 % sklenjene pogodbe za določen čas, 54 % pa pogodbe za nedoločen čas.

Med vsemi zaposlenimi je bilo to razmerje precej drugačno: 16 % vseh delovno aktivnih prebivalcev Slovenije je imelo zaposlitev za določen, 84 % pa zaposlitev za nedoločen čas.

Med mladimi je bilo 16.000 brezposelnih; stopnja brezposelnosti je bila 9,0–odstotna in je bila za skoraj 4 odstotne točke višja od skupne stopnje brezposelnosti.

Mladi imajo v povprečju nižje plače

Povprečna mesečna bruto plača mladih v starostni skupini od 15 do 29 let je po začasnih podatkih v letu 2017 znašala skoraj 1.300 EUR bruto.

Mladi so imeli povprečno mesečna bruto plačo, ki je znašala približno tri četrtine povprečne bruto mesečne plače vseh zaposlenih oseb v Republiki Sloveniji.

Vir: www.data.si

Kaj je delo na črno?

Posameznik, ki želi samostojno opravljati dejavnost in z njo zaslužiti, se mora, da prepreči delo na črno, ustrezno registrirati. Biti mora vpisan v register podjetij AJPES, Finančno upravo RS pa mora obvestiti, da bo opravljal dejavnost, s katero bo pridobival prihodke. Fizična oseba pa lahko dodaten vir prihodkov pridobi tudi z osebnim dopolnilnim delom. 

Če oseba z dejavnostjo zaposluje delavce, mora z njimi skleniti ustrezne pogodbe. Bodisi pogodbo o zaposlitvi bodisi pogodbo civilnega prava za opravljanje avtorskega dela oziroma podjemno pogodbo. Prav tako mora ustrezno prijaviti delo študentov in dijakov.

Če delodajalec najame delavca in njegovega dela ne uredi z ustrezno pogodbo ali če posameznik dela brez ustrezno prijavljene dejavnosti, gre pri tem za zaposlovanje ali delo na črno.

Kot poudarjajo na Ministrstvu za delo, delo na črno pomeni manj zaposlitev, manj možnosti za podjetnike, delo brez socialne varnosti, slabitev pokojninske in zdravstvene blagajne, utajo davkov in prispevkov ter neupravičen dostop do socialnih transferjev, za katere sredstva prispevajo vsi drugi.

Delo na črno in zaposlovanje na črno natančneje opredeljuje Zakon o preprečevanju dela in zaposlovanja na črno. Nedovoljeno je opravljanje dela ali dejavnosti na črno, omogočanje dela na črno, zaposlovanje na črno in nedovoljeno oglaševanje dejavnosti ali dela na črno. 

Kaj je po zakonu delo na črno? 

Delo na črno je:

• če pravna oseba opravlja dejavnost, ki je nima določene v ustanovitvenem aktu ali če nima z zakonom predpisanih listin o izpolnjevanju pogojev za opravljanje te dejavnosti;
• če samozaposlena oseba opravlja dejavnost, ki je nima vpisane v ustrezen register ali če nima z zakonom predpisanih listin o izpolnjevanju pogojev zanjo;
• če pravna oseba ali samozaposlena oseba opravlja dejavnost kljub prepovedi za opravljanje te dejavnosti;
• če posameznik opravlja dejavnost ali delo in ni vpisan ali priglašen kot to določa zakonodaja;
• če tuj pravni subjekt opravlja dejavnost v RS brez registrirane podružnice ali dovoljenja;
• če tuja pravna oseba, s sedežem v državi članici Evropske unije, Evropskega gospodarskega prostora ali Švicarske konfederacije, ne opravlja storitvene dejavnosti v skladu z zakonom, ki ureja storitve na notranjem trgu.

Kaj je zaposlovanje na črno? 

Zaposlovanje na črno je definirano:

• če delodajalec, ki izpolnjuje pogoje za opravljanje dejavnosti, s posameznikom ne sklene pogodbe o zaposlitvi in ga ne prijavi v obvezna socialna zavarovanja ali ga iz njih med trajanjem dela odjavi;
• če delodajalec s posameznikom ne sklene niti nobene druge pogodbe civilnega prava, na podlagi katere se lahko opravlja delo;
• če delodajalec z upokojencem ne sklene pogodbe o opravljanju začasnega ali občasnega dela;
• če delodajalec ne uredi dela dijaka ali študenta v skladu z zakonodajo;
• zaposli tujca v nasprotju s predpisi o zaposlovanju tujcev;
• če pravna oseba ali podjetnik nezakonito zaposli državljana tretje države;
• kadar posameznik v svojem imenu in za svoj račun zaposli delavca, ki zanj opravlja delo na črno.

Kaj pa ni delo na črno?

Med delo na črno pa se ne uvrščata sosedska in sorodstvena pomoč. Zakon namreč dovoljuje medsosedsko pomoč, če se ta opravlja brez plačila ali brez druge materialne koristi. Paziti velja le v primeru, ko ima oseba registrirano določeno dejavnost, denimo gostinsko.

V okviru sosedske pomoči mu sosed ne more brezplačno pomagati v gostilni. Za sorodstveno pomoč pa šteje vsako delo, ki se opravlja v okviru oseb v sorodu brezplačno, torej poleg dela v lastni režiji tudi druga dela in storitve.

Prav tako delo na črno ni:

• brezplačna pomoč pri delu na kmetijah, planinah in skupnih pašnikih ob sezonskih konicah;
• nujno delo (gree za dela, ki so namenjena preprečevanju naravnih nesreč in drugih nesreč ali odstranjevanju posledic naravnih in drugih nesreč, pri njem lahko sodelujejo tudi podjetja oziroma samozaposlene osebe);
• humanitarno, karitativno, prostovoljno in dobrodelno delo;
• osebno dopolnilno delo.
• Za zaposlovanje na črno ne štejejo:
• kratkotrajno delo,
• nujno delo,
• humanitarno delo, karitativno delo, delo za invalidske organizacije in prostovoljsko ter dobrodelno delo.

Kakšne so predpisane kazni za delo na črno?

Tako delo na črno kot tudi zaposlovanje in omogočanje dela na črno je prepovedano. Globe za delo na črno so določene v različnih višinah glede na storilce prekrškov in vrsto kršitev. Najnižja predpisana globa v višini od 100 do 2.500 evrov je predpisana za posameznika, če nima pogodbe civilnega prava ali pogodbe o opravljanju začasnega ali občasnega dela, na podlagi katere opravlja delo, za čas opravljanja dela ves čas na kraju opravljanja dela. Najvišja predpisana globa pa je od 5.000 do 26.000 evrov za delodajalca, ki zaposluje na črno.

Vir: www.data.si

Usposabljanje na delovnem mestu - je to priložnost tudi za vas?

Usposabljanje na delovnem mestu – priložnost, da zaposlite novega sodelavca? 

 

Preverite, ali ste upravičeni do povrnitve stroškov za usposabljanje na delovnem mestu pri javnih povabilih, ki jih je pred kratkim objavil Zavod RS za zaposlovanje! Za prijavo boste potrebovali tudi pogodbo o zaposlitvi. 

 

 Usposabljanje na delovnem mestu

Zavod Republike Slovenije za zaposlovanje je objavil spremembe pri štirih javnih povabilih: usposabljanje na delovnem mestu, usposabljanje na delovnem mestu – mladi, usposabljanje na delovnem mestu za osebe z mednarodno zaščito in delovni preizkus.

Od sedaj naprej usposabljanja na delovnem mestu trajajo enotno 3 mesece. Zavod RS za zaposlovanje lahko izjemoma odloči, da usposabljanje traja 2 meseca. Tako se Zavod RS za zaposlovanje (ZRSZ) odloči npr. pri usposabljanju na enostavnih ali manj zahtevnih delovnih mestih.

Cilj javnega povabila je usposabljanje 1049 dolgotrajno brezposelnih, starejših in nižje izobraženih ter 980 brezposelnih mladih na delovnih mestih pri delodajalcih iz vse Slovenije.

V letu 2019 je za program usposabljanja na delovnem mestu namenjenih 2,4 milijona evrov. Za usposabljanje mladih je namenjenih 2,5 milijona evrov, pri čemer 80 odstotkov sofinancira EU, 20 odstotkov pa slovenski proračun.

Olajšave za delodajalce za usposabljanje na delovnem mestu

Spremembe bodo olajšale dostop do trga dela iskalcem zaposlitve. Pomenile bodo tudi višji znesek upravičenih stroškov za delodajalca, ki usposablja brezposelno osebo na delovnem mestu. Delodajalci bodo namesto dosedanjih 370 EUR za 2-mesečno usposabljanje dobili 526 EUR oz. namesto dosedanjih 493 EUR za 3-mesečno usposabljanje dobili 732 EUR.

Do višjega povračila stroškov so upravičeni tudi delodajalci, ki na delovnem mestu usposabljalo osebe z mednarodno zaščito ter za delovni preizkus. Delodajalci bodo namesto dosedanjih 250 EUR mesečno dobili 373 EUR. Za delovni preizkus bodo namesto dosedanjih 206 EUR mesečno dobili 278 EUR.

Vir: www.data.si