Podjetja komunicirajo s pomočjo dokumentov. Pomembno je, da jih posredujejo pravilno, natančno,
dajo pravočasno informacijo, pomagajo voditi poslovne procese ter vplivajo na način mišljenja
in dela. Ker so dokumenti tako pomembni v vsakem poslovanju, naj bi jim
namenili enako pozornost kot marketingu, financam, kadrovanju in informacijski
tehnologiji.
Podjetja bi morala imeti urejeno poslovno dokumentacijo, v kateri bi lahko
zaposleni vsak hip našli potrebno informacijo, vendar na takšno stanje naletimo
le v nekaterih organizacijah, ki se odločajo za uvajanje standardov ISO 9000. Majhna podjetja opravljajo
svojo dejavnost zminimalnim številom zaposlenih, zato vse poslovne funkcije opravljajo
vodilni oziromalastniki podjetja. Taka podjetja obvladujejo le najnujnejšo
dokumentacijo.
Podjetje naj poskrbi za pravilnik o poslovanju z dokumentacijo in o
arhiviranju. Upošteva naj se že uveljavljeni pisarniški red, ki naj se ga nadgrajuje,
ne pa spreminja. Določiti je treba opremo za dokumentacijo, načine popisovanja
in opisovanja dokumentov, določene oblike vpisovanja posameznega dokumenta v
evidence.
Glavne smernice
Prejeta pošta
Pri upravljanju z dokumentarnim gradivom je potrebno izvajati naslednja
opravila: sprejem pošte, odpiranje, pregledovanje in označevanje prejete pošte (s
prejemno štampiljko, signirati,na katerem delovnem mestu se bo zadeva reševala in
klasificirati vsebino s številko), evidentiranje dokumentov in zadev,
reševanje, odpremo pošte in hrambo dokumentarnega gradiva. Pomembno je, da
pošto sprejema en zaposleni in ne kar vsi povprek in to na dogovorjen način.
Poslana pošta
Odposlani dokumenti se vpišejo v knjigo odposlane pošte, pri
tem pa se kontrolira tudi, če ima odhajajoča pošta vse potrebne elemente
(logotip, številko, datum, naslovnika, zadevo, zvezo, primerno besedilo,
pozdrav, podpis, itd.).
Arhiviranje
Pri odločanju glede arhiviranja poslovne dokumentacije sta pomembna dva
parametra: roki hranjenja in določitev arhivskega gradiva. Velikokrat sta oba
parametra določena zakonsko, glede na vsebino in poslovno prakso pa podjetje
lahko sprejme še druge dodatne usmeritve glede arhiviranja.
Dokumentarno gradivo se izloča vsako leto, kar pa je to odvisno tudi od
razpoložljivega prostora. Gradivo, ki ostane v podjetju, se preloži v arhivske
škatle, te pa se hranijo v prostorih, kjer so zagotovljeni vsaj minimalni
standardi, predpisani za hrambo gradiva.
Elektronsko arhiviranje bi lahko uspešno pripomoglo k reševanju arhiviranja
poslovnih dokumentov. Kljub temu je potrebno najpomembnejšo dokumentacijo še
vedno arhivirati tudi v izvirnikih na papirju.
Primer ravnanja poslovnega sekretarja v manjših podjetjih:
- sprejemanje pošte v fizični in elektronski obliki
- reševaje problemov s pošto, ki je prejeta na elektronski naslov
posameznega uslužbenca, ki ni
zadolžen za delo s pošto (mora jo preusmeriti na poslovnega sekretarja)
- vedeti katero pošto se je ne odpira
- kako se ravna s prilogo
- dodeljevanje pošte v reševanje znotraj podjetja
- evidentiranje dokumentov v evidenco zadev in dokumentov
- izdelovanje izhodnih dokumentov (odgovarjanje na papirnato in
elektronsko pošto)
- priprava dokumentov in celostna podoba
- priprava prepričljive vsebine dokumentov
- evidentiranje lastnih dokumentov
- vodenje določenih zadev v obliki dosjejev (personalni, sejni itd.)
- hramba gradiva (trajno gradivo, izločanje gradiva).
Povzeto po: Urejanje poslovne dokumentacije v malih podjetjih, Dr.
Irena Marinko
Ni komentarjev:
Objavite komentar