Bonton za poslovneže

Smo v času decembrskih zabav, zato je prav, da osvežimo znanja s področja bontona. Izbrali smo nasvete šefinje državnega protokola, ki jih je delila na portalu svetkapitala.si . 

»Dovolite, da se vam predstavim«

Fraza, s katero se predstavimo osebi, s katero želimo govoriti, ni iz mode, kot pravijo zapisi na spletu, je pa njena primernost odvisna od tega, kdaj in kako jo izrečete. Preden pristopite h kakšni osebi na sprejemih in drugih srečanjih, preverite njeno nebesedno komunikacijo. Če opazite, da je zelo zatopljena v pogovor, malce počakajte s samopredstavitvijo, da ne boste delovali vsiljivo.

Tikanje je obojestransko ali pa ga ni
Na začetku vikamo vse ljudi, ki jih srečujemo. Tudi v uradih, bankah, trgovinah, restavracijah … Vse več ljudi se tika, tudi na delovnih mestih, čeprav to ni najbolje sprejeto med vsemi zaposlenimi. Tikanje je izraz bližine. Nanj preidemo na predlog višjega po položaju, starejšega ali ženske. Pri vikanju ali tikanju velja načelo sorazmernosti. Dva se obojestransko vikata ali tikata, neprimerno je, da si nekdo zaradi svojega položaja dovoli tikati drugega, ne da bi se o tem dogovoril z njim. Neprimerno je torej, da nadrejeni zahteva vikanje, sam pa drugega tika. Obstajajo izjeme recipročnosti vikanja. Profesorja iz mladosti vikamo, on pa nas tika. Če ne želimo nekoga tikati, na predlog o tikanju lahko odgovorimo, da morda še ni čas za to, da pa morda kdaj v prihodnje. Nekateri direktorji od poslovnih sekretark, s katerimi se sicer tikajo, zahtevajo, naj jih v navzočnosti drugih vikajo, kar je nepotrebno. Če se vodja in podrejeni tikata in tega ne želita razkriti pred zunanjimi obiskovalci, naj se vikanju raje izogneta z uporabljanjem tretje osebe.

Roko prvi ponudi tisti, ki ima prednost

Prvi ponudi roko gostitelj gostu, višji po položaju nižjemu po položaju, starejši mlajšemu, ženska moškemu, navzoči prišleku. Moški pri rokovanju vstanejo s celim telesom, ženskam ni treba, čeprav svetujem, da tudi dame zaradi spoštovanja do tistega, s katerim se rokujete, vstanete. Nikoli se ne rokujemo prek ovire – mize, stola … Roke ne ponudimo osebi, h kateri pridemo na razgovor za zaposlitev, prav tako ne zdravniku, policistu, prodajalcu in drugim uradnim osebam. 

 

Sms-ji in e-pošta, če niso zelo nujni, zvečer ali ob nedeljah in praznikih niso primerni

Podrejeni naj ne bi klicali nadrejenih po osebnem mobilnem telefonu, če ni nujno. Primernejši je sms. Tega se lahko pošlje komurkoli, le pri uri naj bodo uvidevni. Če se nadrejeni zvečer ali v nedeljo loti dela, naj ne začne pošiljati sms in elektronskih sporočil sodelavcem in od podrejenih zahtevati takojšnje odgovore, razen če ni res nujno. S tem ne spoštuje njihovega prostega časa. E-pošta sicer ne zahteva takojšnega odgovora, pri sporočilu SMS pa se domneva, da bomo odgovorili približno v eni uri ali celo prej. Če si nadrejeni zvečer vzame čas za delo, lahko sestavi sporočila za svoje podrejene vnaprej, a naj jih razpošlje zjutraj, če to ne bo bistveno vplivalo na posel. Kako presoditi, ali je sporočilo nujno poslati ob neprimernem času? Vprašajte se, ali se bo kaj bistveno spremenilo, če ga ne boste poslali takoj. Ali boste ob posel? Ali bo podjetje oškodovano?

Cilj sestanka je uresničevanje jasnih sklepov

Najdražji so nepotrebni in slabi sestanki, ki lahko pri udeležencih vzbudijo nezaupanje do vodje sestanka in zmanjšajo njegovo avtoriteto ter slabo vplivajo na motivacijo udeležencev. Mnogi so zmotno prepričani, da imajo že zaradi svojega položaja pravico do neorganiziranosti, improviziranja in praznega besedičenja. Dobri in učinkoviti sestanki zahtevajo pripravo, natančno komuniciranje in nadzor nad uresničevanjem sklepov sestanka v predvidenem času. Ni nevljudno, če odklonimo sestanek, ki ni bil pravočasno dogovorjen. Zgrbljenost, pogled skozi okno, čečkanje po papirju, obračanje stran od govornika, gledanje v telefon, roke, tesno prekrižane na prsih, naredijo na udeležence sestanka slab vtis. Zapis mora vsebovati podatek, kdo bo kaj do kdaj naredil. Besedica čim prej ne označuje ničesar. Čim prej je lahko čez eno uro, čez en dan ali čez en mesec.Moški vedno gleda žensko pod krilo Ko stopamo po stopnicah navzgor, moški hodi za žensko, pa ne zato, da bi ji gledal pod krilo, ampak da jo ujame, če pade. Ko hodimo navzdol, moški hodi prvi iz enakega razloga. Pogledi od brade navzdol so intimni pogledi in se jih tako moški kot ženske raje vzdržite.

Govorice mečejo slabo luč na prenašalca 

V službi preživimo tretjino življenja, zato je pomembno, da imamo s sodelavci dobre odnose. To ni vedno mogoče. Ko se odnosi tako poslabšajo, da škodijo vsem v podjetju, je pogosto že prepozno za ukrepanje in je edini izhod menjava službe. Vsak odnos je vzajemen, zato se je treba najprej vprašati, kaj lahko sami naredimo za boljše odnose. Nadrejenim mora biti demagogija tuja. Vrata za podrejene morajo biti vedno odprta. Podrejeni pa s spoštovanjem do dela vodje tega ne motijo za vsako malenkost. Vtikanje v zasebne zadeve ni primerno. Vzdržati se moramo prenašanja govoric ali pomanjkljivo preverjenih podrobnosti. Prenašanje popačenih in zlonamernih čenč je neproduktivno in meče slabo luč na tistega, ki jih prenaša.

Telo ni številka, temveč oblika 

Ljudje nismo enako grajeni, zato smo v določenih oblačilih lahko videti smešni. Oblačilo nam mora biti prav. Zaradi različnih oblik teles potrebujemo različne kroje, ki pristajajo različnim postavam. Oblačila morajo izražati spoštljiv odnos do dela in ljudi, s katerimi delamo. K določenemu poklicu pač spada določena obleka in to je treba upoštevati, čeprav nas včasih omejuje. 

Odnos podjetja do zaposlenih 

Koristno je vsaj enkrat na leto organizirati srečanje zaposlenih zunaj podjetja, da se lahko stkejo tudi bolj prijateljske vezi. Za zaposlene, ki delajo v podjetju deset, dvajset let ali več, naj pripravijo posebno srečanje na primer s podelitvijo priznanja. Ob rojstvu otroka se staršem pošlje čestitko. Ob smrti zaposlenega naj podjetje pomaga družini, tudi denarno. Ohranjajo naj stike z upokojenimi zaposlenimi. Predvsem pa je treba imeti spoštljiv odnos do vseh zaposlenih, tako pri osebnih, človeških stikih kot tudi z dostojnim plačilom dela.

Na službenih zabavah se ne lobira za poviške, premestitve in druge zadeve 

Na novoletnih in drugih službenih zabavah se načeloma ne razpravlja o težavah iz službe. Če potrebujete informacijo od nadrejenega, če vas kaj zanima v zvezi z delom ali delovnimi procesi, se napovejte na pogovor k nadrejenemu in se z njim pogovorite takrat. Včasih si nadrejeni žal ne vzamejo časa za zaprošen pogovor s podrejenim, zato ti izkoristijo srečanje in pogovor na zabavah.

VIR: http://svetkapitala.delo.si