Uradno je le takrat, ko je natisnjeno – se tudi vi držite tega načela? Potem se vam v predalih ali omarah verjetno nabirajo kupi dokazil o plačilih, ki zavzemajo precej prostora, pa zares niste čisto prepričani, če vam bodo kdaj koli prišli prav. Pa je to res potrebno? Preverite, kdaj je dokazila, račune, potrdila in podobno sploh smiselno hraniti, in se znebite odvečnega papirja.
Katere dokumente morate hraniti in koliko časa, je odvisno od tega, za kakšen dokument gre. Nekatere ste zakonsko dolžni hraniti, saj bi jih ob zahtevi državnega organa morali predložiti v pregled. Spet druge morate hraniti v lastno dobro, da se npr. izognete zahtevi po dvakratnem plačilu iste terjatve. Tretji pa so pomembni zaradi uporabe storitve ali izdelka. Ker pa so s temi različnimi rabami povezani tudi različni roki hrambe, je ustvarjanje relevantnega in hkrati po obsegu zmernega domačega arhiva lahko izziv. Če boste brali dalje, bo urejanje osebnega arhiva naslednjič mačji kašelj.
Bančni izpiski, pogodbe za kredite, depozite, varčevanja …
Urejanje osebnega arhiva lahko začnete kar pri bančnih dokumentih, saj bo tam odločitev najbolj preprosta – še posebej, če uporabljate spletno banko. Običajno lahko v vaši spletni banki na primer poleg arhiva izpiskov in arhiva naročil najdete tudi arhiv dokumentov glede kreditov, depozitov, varčevanja.
Dokazila o plačilih položnic, storitev …
Tukaj bo urejanje arhiva že nekoliko bolj zapleteno. Kako dokazila o plačilu različnih terjatev hranite, je v glavnem vseeno: lahko fizično ali v elektronski obliki, pomembno je le, da je razvidno, da je bila terjatev plačana in kdaj je bila plačana. To je pomembno zato, da v primeru ponovnega poziva lahko dokažete, da ste dotično terjatev že poravnali. Rok, v katerem lahko podjetje od nas zahteva plačilo terjatve, se imenuje zastaralni rok (ki ni enak plačilnemu – primer v nadaljevanju). Zastaralni rok je lahko 5, 3 ali 1 leto, v vsakem primeru pa velja, da po preteku zastaralnega roka podjetje ne more več zahtevati, da terjatev plačate, zato tudi dokazila o plačilu ni več treba hraniti. Po roku poslan zahtevek za plačilo (npr. opomin) je brezpredmeten.
V to kategorijo verjetno sodi največ papirja, ki ga imate shranjenega po predalih: položnice za električno energijo, komunalni prispevek, vodo, telefon, internet, pa tudi preživnine, prodajne pogodbe ... Tu se je smiselno ravnati po zastaralnem roku plačil, ne glede na to, ali gre za plačilo prek položnice ali trajnika. Zastaralne roke določa obligacijski zakonik, kjer boste našli tri skupine:
zastaralni rok 5 let (najdaljši): večina pogodbenih obveznosti (pogodbe o delu, prodajne pogodbe …);
zastaralni rok 3 leta: obveznosti, ki jih plačujemo letno ali v krajših časovnih obdobjih, npr. obresti, preživnine;
zastaralni rok 1 leto: večina mesečnih ali največ trimesečnih obveznosti, ki jih plačujejo gospodinjstva (elektrika, plin, voda, telefon …), pri čemer moramo upoštevati, da enoletni zastaralni rok za taka plačila začne teči šele po poteku tekočega leta, v katerem je račun zapadel v plačilo. Zastaranje teče neodvisno od tega, da se dobave ali storitve nadaljujejo.
Bančni izpiski, pogodbe za kredite, depozite, varčevanja …
Urejanje osebnega arhiva lahko začnete kar pri bančnih dokumentih, saj bo tam odločitev najbolj preprosta – še posebej, če uporabljate spletno banko. Običajno lahko v vaši spletni banki na primer poleg arhiva izpiskov in arhiva naročil najdete tudi arhiv dokumentov glede kreditov, depozitov, varčevanja.
Dokazila o plačilih položnic, storitev …
Tukaj bo urejanje arhiva že nekoliko bolj zapleteno. Kako dokazila o plačilu različnih terjatev hranite, je v glavnem vseeno: lahko fizično ali v elektronski obliki, pomembno je le, da je razvidno, da je bila terjatev plačana in kdaj je bila plačana. To je pomembno zato, da v primeru ponovnega poziva lahko dokažete, da ste dotično terjatev že poravnali. Rok, v katerem lahko podjetje od nas zahteva plačilo terjatve, se imenuje zastaralni rok (ki ni enak plačilnemu – primer v nadaljevanju). Zastaralni rok je lahko 5, 3 ali 1 leto, v vsakem primeru pa velja, da po preteku zastaralnega roka podjetje ne more več zahtevati, da terjatev plačate, zato tudi dokazila o plačilu ni več treba hraniti. Po roku poslan zahtevek za plačilo (npr. opomin) je brezpredmeten.
V to kategorijo verjetno sodi največ papirja, ki ga imate shranjenega po predalih: položnice za električno energijo, komunalni prispevek, vodo, telefon, internet, pa tudi preživnine, prodajne pogodbe ... Tu se je smiselno ravnati po zastaralnem roku plačil, ne glede na to, ali gre za plačilo prek položnice ali trajnika. Zastaralne roke določa obligacijski zakonik, kjer boste našli tri skupine:
zastaralni rok 5 let (najdaljši): večina pogodbenih obveznosti (pogodbe o delu, prodajne pogodbe …);
zastaralni rok 3 leta: obveznosti, ki jih plačujemo letno ali v krajših časovnih obdobjih, npr. obresti, preživnine;
zastaralni rok 1 leto: večina mesečnih ali največ trimesečnih obveznosti, ki jih plačujejo gospodinjstva (elektrika, plin, voda, telefon …), pri čemer moramo upoštevati, da enoletni zastaralni rok za taka plačila začne teči šele po poteku tekočega leta, v katerem je račun zapadel v plačilo. Zastaranje teče neodvisno od tega, da se dobave ali storitve nadaljujejo.
Primer
Računu za električno energijo, ki ste ga prejeli 7. 3. 2017, z rokom plačila 15. 3. 2017, začne zastaralni rok teči šele 1. 1. 2018 in torej preteče 1. 1. 2019. V ta rok spadajo tudi terjatve za naročnino na občasne publikacije, šteto od takrat, ko se je iztekel čas, za katerega je bila publikacija naročena. Plačilni rok, s katerim se običajno srečujete in ki ga morate pri poravnavi obveznosti tudi upoštevati, je torej precej krajši (15. 3. 2017) od zastaralnega roka.
Izjema: terjatve, ki so ugotovljene s pravnomočno sodno odločbo ali z odločbo drugega pristojnega organa ali s poravnavo pred sodiščem ali drugim pristojnim organom, zastarajo šele v desetih letih, tudi v primeru terjatev, ki imajo sicer krajši zastaralni rok.
Davčna dokazila
Pravice do izterjave davčnih obveznosti zastarajo v roku 5 let, torej morate najmanj tako dolgo hraniti dokumente, povezane z davčnimi olajšavami ipd. Pozor: v primeru, ko davčni organ z uradnim dejanjem, o katerem obvesti dolžnika, poskuša izterjati dolg, prekine tudi rok za zastaranje. Zato je pomemben še absolutni zastaralni rok, ki je 10 let od zapadlosti dolga.
Česa vam ni treba hraniti?
Računov za kavo, malico ali kosilo v kavarni ali restavraciji ni treba hraniti dlje kot do izhoda iz lokala. Vseeno vas lahko kazen doleti, če računa ne vzamete ali ga odvržete že pred izhodom.
Pogodbe o nakupu nepremičnin ali delnic, zavarovalne pogodbe
Pri pogodbah, povezanih z nakupi ali prodajami nepremičnin ali delnic, je smiselno, da jih hranite za vedno, pri čemer naj bodo overjene pogodbe o nakupu nepremičnin deponirane pri notarju, pogodbe o prodaji pa je bolj običajno hraniti doma, če nimate overjenega originala, lahko tudi v elektronski obliki. Tudi pogodbo o najemu boste hranili doma, vsaj za trajanje najema. Prav tako morate vse zavarovalne pogodbe hraniti, dokler so veljavne.
Garancije
Kljub ljudski vraži, da se drage naprave in izdelki vedno pokvarijo ravno po tem, ko preteče garancija, je vseeno smiselno, da garancije do preteka shranite. Ob garanciji shranite tudi originalni račun, da bo morebitno uveljavljanje garancije čim bolj preprosto. Vseeno je smiselno, da mapo z garancijami redno pregledujete in pretekle garancije tudi zavržete.
Računu za električno energijo, ki ste ga prejeli 7. 3. 2017, z rokom plačila 15. 3. 2017, začne zastaralni rok teči šele 1. 1. 2018 in torej preteče 1. 1. 2019. V ta rok spadajo tudi terjatve za naročnino na občasne publikacije, šteto od takrat, ko se je iztekel čas, za katerega je bila publikacija naročena. Plačilni rok, s katerim se običajno srečujete in ki ga morate pri poravnavi obveznosti tudi upoštevati, je torej precej krajši (15. 3. 2017) od zastaralnega roka.
Izjema: terjatve, ki so ugotovljene s pravnomočno sodno odločbo ali z odločbo drugega pristojnega organa ali s poravnavo pred sodiščem ali drugim pristojnim organom, zastarajo šele v desetih letih, tudi v primeru terjatev, ki imajo sicer krajši zastaralni rok.
Davčna dokazila
Pravice do izterjave davčnih obveznosti zastarajo v roku 5 let, torej morate najmanj tako dolgo hraniti dokumente, povezane z davčnimi olajšavami ipd. Pozor: v primeru, ko davčni organ z uradnim dejanjem, o katerem obvesti dolžnika, poskuša izterjati dolg, prekine tudi rok za zastaranje. Zato je pomemben še absolutni zastaralni rok, ki je 10 let od zapadlosti dolga.
Česa vam ni treba hraniti?
Računov za kavo, malico ali kosilo v kavarni ali restavraciji ni treba hraniti dlje kot do izhoda iz lokala. Vseeno vas lahko kazen doleti, če računa ne vzamete ali ga odvržete že pred izhodom.
Pogodbe o nakupu nepremičnin ali delnic, zavarovalne pogodbe
Pri pogodbah, povezanih z nakupi ali prodajami nepremičnin ali delnic, je smiselno, da jih hranite za vedno, pri čemer naj bodo overjene pogodbe o nakupu nepremičnin deponirane pri notarju, pogodbe o prodaji pa je bolj običajno hraniti doma, če nimate overjenega originala, lahko tudi v elektronski obliki. Tudi pogodbo o najemu boste hranili doma, vsaj za trajanje najema. Prav tako morate vse zavarovalne pogodbe hraniti, dokler so veljavne.
Garancije
Kljub ljudski vraži, da se drage naprave in izdelki vedno pokvarijo ravno po tem, ko preteče garancija, je vseeno smiselno, da garancije do preteka shranite. Ob garanciji shranite tudi originalni račun, da bo morebitno uveljavljanje garancije čim bolj preprosto. Vseeno je smiselno, da mapo z garancijami redno pregledujete in pretekle garancije tudi zavržete.
Mojstrica pospravljanja, Japonka Marie Kondo, odsvetuje tudi hranjenje navodil za uporabo, češ da je vsa mogoče najti na spletu. Tu svetujemo, da navodila ob nakupu naprave poiščete na spletu in hranite digitalno. Čez kako leto se vam lahko zgodi, da jih na spletu ne boste več našli. Spričevala in zdravniški izvidi
To je tista vrsta dokumentov, ki jih nikoli ni smiselno zavreči, obvezno pa jih hranite vsaj do upokojitve. Pri tem imamo v mislih dokazila o zaključenem šolanju (srednja šola, fakulteta) in morebitnih dodatnih izobraževanjih, pridobljenih certifikatih in podobno. Pohvale pevskega zbora ali opravljenega tečaja aerobike pa lahko zavržete, ko za vas ne bodo imela več sentimentalne vrednosti. Zdravniške izvide, ki jih prejmete v hrambo, je smiselno hraniti za vedno, nič pa ne bo narobe, če jih boste hranili v elektronski obliki.
VIR: nlb.si
Ni komentarjev:
Objavite komentar