Priprave na sejemski nastop

Brez temeljite priprave na sejemski nastop le-ta ne bo imel pričakovanih rezultatov. Pri tem mislimo predvsem na detajle, do katerih smo pogosto površni in o njih celo ne razmišljamo.

‘To-do’ lista

Po odločitvi za nastop na nekem sejmu naredimo listo opravil in potreb, skupaj z roki in odgovornimi osebami za izvedbo. Lista naj bo dinamična in naj omogoča spremembe. Razdeljena naj bo na pripravo pred sejmom, sam sejemski dogodek in opravila po sejmu.

Dizajn stojnice

Odločamo se med tipsko opremljenim prostorom, kakršne ponavadi ponudijo organizatorji, in med butično/unikatno predstavitvijo, ki posebej gradi naš image.

Za slednjo potrebujemo za pripravo lahko tudi več mesecev; toda več kot trikrat na istem sejmu z butično stojnico pogosto že zgubljamo pridobljeni image …, sicer pa lahko celo do neke mere znižamo stroške stojnice- ob hkratni večji opaznosti.

Vsekakor mora biti sejemski prostor:

• dobro osvetljen… bolj kot konkurenčni – sosednji; tako ga fiziološko obiskovalci prej zaznavajo, ostali pa so temnejši
• osvetljen s poudarki
• odprt – obiskovalci ne smejo imeti občutka, da vstopajo v nekogaršnji intimni prostor in se počutijo kot vsiljivci, pa pač ne vstopijo; intimni prostor za poglobljen poslovni pogovor je lahko v globini stojnice; najprimernejši so praviloma otoki
• ozvočen – z občutkom!, vizualni komunikaciji se doda zvočna
• med najvišjimi – da z opaznostjo dominira
• označen – dobro viden, prepoznaven z logotipi, produkti, dejavnostjo

Idealna stojnica je tista, ki komunicira z obiskovalci preko vseh kanalov. Poleg vizualnega in zvočnega naj po možnosti vključi tudi vonj in otip.

Pri naročilu prostora je potrebno dobro predvideti potrebno priključno moč svetil in aparatov, morebitnega priključka za vodo in odtok in druge tehnične podrobnosti (npr. pnevmatski vod, hladilno tehniko, parkirišče za ekipo, seznam službenega osebja, vstopnice za vabljene itd., seveda v smislu profila sejma in ciljev predstavitve). Glede na namen je od opreme ponavadi možno naročiti tudi: info pult, klubske garniture (število?!), mize in stole za sestanke (število?), police za tiskano gradivo, hladilnik, fiksni telefon, dodatno osvetlitev, klimatizacijo, ozvočenje, oder, projekcijsko platno, video wall, LCD projektor, avtomat za kavo, gostinski in jedilni pribor, garderobo itd., seveda skladno z velikostjo stojnice, predstavljenimi produkti in cilji nastopa.

Priprava osebja

Manj kot polovica razstavljalcev pripravi osebje na nastop, da natančno poznajo cilje nastopa* in svojo vlogo. Obiskovalci pričakujejo kvalificirane sogovornike in ne sicer lepih, vendar zmedenih hostes. Sejemsko dogajanje je potem naključni lov na naključne obiskovalce (komaj morda ¼ obiskovalcev sploh ogovorijo), osebje pa rutinsko postava po stojnici in 2/3 jih zainteresiranega kupca sploh ne opazi …

Število osebja mora biti podrejeno ocenjenemu številu domnevno zainteresiranih obiskovalcev, da jih lahko kvalitetno servisira, pa razporeditvi prostora na stojnici in velikosti same stojnice.

Kako pripravimo osebje za sejemski nastop?

• Seznanjanje s cilji nastopa in potmi oz. načinom dela in postopki, kako jih nameravamo doseči.
• Seznanjanje s programi, ki bodo predstavljeni, ter z vsemi novostmi ( s tehničnimi, uporabniškimi, marketinškimi in prodajniškimi detajli).
• Seznanjanje z dosežki posameznih konkurentov, še posebno tistih, ki bodo prisotni na sejemski manifestaciji, ali pa bodo morda celo neposredni sosedje naše stojnice.
• Določimo osebo, ki bo skrbela za red in organizirano delo na stojnici (čistoča, garderoba, informacije, pregled nad osebjem – kadar so izven stojnice).
• Določimo osebo, ki koordinira in beleži termine sestankov.
• Določimo vodje izmene na stojnici, če je to potrebno.
• Določimo osebo, ki skrbi za dnevna poročila in jutranjo/večerno koordinacijo.
• Določimo osebe, ki lahko dajejo izjave za medije.
• Določimo odgovorne osebe za pripravo dnevnih izjav za javnost.
• Določimo osebo, ki skrbi za čakajoče obiskovalce.
• Damo navodila, kako se obravnava predstavnike konkurence.
• Določimo osebo, ki bo čim bolj incognito obiskala konkurenčne razstavljalce …

* Kot že rečeno, so cilji lahko različni, vedno pa mora obstajati vsaj obvezni minimalni cilj sejemskega nastopa. To je pridobivanje kontaktov s potencialnimi kupci, dobavitelji, distributerji itd., ter njihovo »dovoljenje« za nadaljevanje stikov. Tako dovoljenje lahko mehko izsilimo npr. s kasnejšim pošiljanjem dodatnih informacij, z vprašalniki, ‘newslettersi’ itd.

Kontaktni in promo-materiali

Kontaktni materiali zajemajo od vizitk osebja (vseh?) in priponk (za vse!) seveda tudi še običajna gradiva: vizitke, prospekte, letake, kataloge, cenike, pa tudi elektronske prezentacije na zgoščenki ali ključku. Nekatere od teh bo morda potrebno še pripraviti ali prevesti in pri načrtovanju časovnice priprav so to zadeve, ki jih je potrebno najprej oceniti in tudi pravočasno začeti z izdelavo.

Promocijska darila naj spominjajo obdarjenca na nas in našo dejavnost, po možnosti naj bodo originalna in zapomnljiva – pravočasno jih je potrebno naročiti.

Zadnji pregled

Preden se podamo iz podjetja na sejem, opravimo še zadnje preverjanje, ali nismo morda česa izpustili ali pozabili:

• delamo s spiskom nalog in nosilcev v rokah in odkljukamo storjeno.
• Imamo naročenih dovolj instalacij in priključkov glede na končno obliko predstavitve?
• Ali so eksponati pripravljeni, zapakirani za prevoz, imamo kako rezervo itd.?
• Ali so gradiva za obiskovalce natisnjena, pripravljena, v avtu …?
• Smo rezervirali prevoz, prenočišča, vstopnice za goste, identifikacijske priponke itd.?
• Imamo (morebitna) mala darilca za manj pomembne obiskovalce in tudi morda potrebna dražja?
• Smo poslali vabila vsem želenim gostom in medijem?
• Smo poslali medijem izjave o našem nastopu ?
• Itd., itd. (Pomislimo na našo specifiko in ravnajmo v skladu z njo)

 VIR: http://novipodjetnik.si